どんなに計画的でも、急な予定変更はつきもの。直前のトラブルや優先順位の変化など、会議のリスケは現代ビジネスの一部です。大切なのは「どう伝えるか」— 明確・丁寧・迅速なコミュニケーションが鍵です。
本記事では、プロフェッショナルな会議リスケメールの書き方、ベストプラクティス、すぐ使えるテンプレートを紹介。さらにVotarsのようなツールで会議調整・連絡を効率化する方法も解説します。
なぜリスケは起こる？—気にしなくてOK
会議の変更は日常茶飯事。人間だからこそ、急な用事や緊急対応、主要メンバーの都合で予定が動きます。大切なのは「透明性」。
相手への通知方法が重要です。丁寧なリスケメールはプロ意識を示し、相手の時間を大切にしていることが伝わります。
会議リスケのベストプラクティス
簡潔・明確に。できるだけ早く連絡し、理由は簡単に添え、新しい候補日時を提示しましょう。
必ず修正版カレンダー招待や候補日時リンクも添付。 Votars なら空き状況から自動で候補を提案できます。
良いリスケメールの構成
- 直接的かつ丁寧な件名
- 短い謝罪や理由
- 新しい候補日時やスケジューリングリンク
- 確認依頼
- 柔軟な対応への感謝
一貫したトーンで混乱を防ぎ、敬意あるやりとりを心がけましょう。
メール例文テンプレート
1. シンプルなリスケ（社内チーム向け）
件名: 明日の定例会リスケのお知らせ
チームの皆さんへ
明日の定例会ですが、都合により木曜14時に変更したいです。ご都合いかがでしょうか？ご協力ありがとうございます！
2. 丁寧なリスケ（クライアント向け）
件名: 会議リスケのお願い
[お名前]様
恐れ入りますが、[日付/時間]に予定していた会議をリスケさせていただきたく存じます。[新しい日付/時間]はいかがでしょうか？他のご希望日時があればご提案ください。ご理解に感謝いたします。
Votarsでリスケを自動化
Votarsなら、リスケ作業が手間いらず。カレンダーを確認し、代替候補を自動提案、招待やリマインダーも自動送信。
過去の会議要約や資料も添付でき、日程変更後もスムーズに継続できます。
まとめ
会議リスケは気まずいものではありません。適切なトーン・タイミング・ツールがあれば、チームコミュニケーションの一部として自然に行えます。
次回リスケ時はぜひ上記テンプレートを活用し、裏方はVotarsに任せましょう。