2025లో Microsoft Teamsలో మీటింగ్ ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ ఎనేబుల్ చేయడం గురించి గైడ్‌కు స్వాగతం. వర్క్‌ప్లేస్ సహకారం అభివృద్ధి చెందుతున్న కొద్దీ, కమ్యూనికేషన్, ప్రొడక్టివిటీని మెరుగుపరిచే టూల్స్ కూడా అభివృద్ధి చెందుతున్నాయి. Microsoft Teamsలో మీటింగ్ ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ అనేది నోట్-టేకింగ్‌ను ఆటోమేట్ చేసే విలువైన ఫీచర్—మీటింగ్‌లో ఒక్క డీటెయిల్ కూడా మిస్ కాకుండా చూసుకుంటుంది. ఈరోజు వేగంగా మారుతున్న బిజినెస్ వాతావరణంలో, ఇలాంటి ఫీచర్లు ఎఫిషియెన్సీ, ఖచ్చితత్వాన్ని నిలబెట్టుకోవడంలో కీలకం.
ఈ గైడ్‌లో, Microsoft Teamsలో మీటింగ్ ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్‌ను సెటప్ చేయడం, వాడడం, దాని లాభాలు, ఈ శక్తివంతమైన టూల్‌ను పూర్తిగా ఎలా ఉపయోగించాలో తెలుసుకుంటారు. మీరు టీమ్ లీడర్ అయినా, టీమ్ మెంబర్ అయినా, ఈ గైడ్ మీ రోజువారీ పనిలో ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్‌ను సమర్థవంతంగా వాడేందుకు అవసరమైన నాలెడ్జ్ ఇస్తుంది.
Microsoft Teamsలో మీటింగ్ ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ AI టెక్నాలజీని ఉపయోగించి మాట్లాడిన పదాలను వ్రాత రూపంలోకి మార్చుతుంది. ఈ ఫీచర్ అనేక లాభాలు ఇస్తుంది:
- ఆటోమేటెడ్ నోట్-టేకింగ్: మీటింగ్‌లో నోట్ తీసుకోవడం మర్చిపోండి. ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ టూల్ ప్రతి పదాన్ని క్యాప్చర్ చేస్తుంది, మీరు చర్చపై ఫోకస్ చేయవచ్చు. ముఖ్యమైన విషయాలు, నిర్ణయాలు మిస్ కాకుండా, ఎప్పుడైనా మీటింగ్ కంటెంట్‌ను రివ్యూ చేయవచ్చు.
- యాక్సెసిబిలిటీ, ఇన్‌క్లూజివ్‌నెస్: ట్రాన్స్‌క్రిప్ట్‌లు వినికిడి లోపం ఉన్నవారికి మీటింగ్‌లను అందుబాటులోకి తేవడమే కాదు, నాన్-నేటివ్ స్పీకర్‌లకు కూడా సహాయపడతాయి. ఇది టీమ్‌లో డైవర్సిటీ, సహకారాన్ని పెంచుతుంది.
- మెరుగైన సహకారం: ట్రాన్స్‌క్రిప్ట్‌లను టీమ్‌తో షేర్ చేయడం వల్ల అందరికీ స్పష్టత, బాధ్యత పెరుగుతుంది. పాత మీటింగ్‌లను రిఫర్ చేసుకోవచ్చు, మిస్ అండర్‌స్టాండింగ్ తగ్గుతుంది.
- సెర్చబుల్ రికార్డ్స్: పాత మీటింగ్‌లలో ముఖ్యమైన విషయాలు త్వరగా కనుగొనవచ్చు. పెద్ద సంస్థలకు ఇది చాలా ఉపయోగపడుతుంది.
Microsoft Teamsలో మీటింగ్ ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ సెటప్ చేయడం
అవసరమైనవి
ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ ఎనేబుల్ చేయడానికి ముందుగా ఇవి ఉండాలి:
- Microsoft Teams లైసెన్స్: Teams కలిగిన సరైన Microsoft 365 సబ్‌స్క్రిప్షన్ అవసరం. అన్ని ఫీచర్లను యాక్సెస్ చేయడానికి సరైన లైసెన్సింగ్ ఉండాలి.
- అడ్మిన్ అనుమతులు: కొన్ని సెట్టింగ్స్‌కు అడ్మిన్ యాక్సెస్ అవసరం. IT డిపార్ట్‌మెంట్, సిస్టమ్ అడ్మిన్‌తో కలిసి అవసరమైన అనుమతులు ఉన్నాయో చూసుకోండి.
- సపోర్టెడ్ లాంగ్వేజ్: మీటింగ్ భాష Microsoft ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ సర్వీసెస్‌కు సపోర్ట్ చేయబడిందో చూసుకోండి. మైక్రోసాఫ్ట్ సపోర్టెడ్ లాంగ్వేజ్‌ల లిస్ట్‌ను రెగ్యులర్‌గా చెక్ చేయండి.
ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ ఎనేబుల్ చేయడం
ఈ స్టెప్స్ ఫాలో అవండి:
Step 1: Microsoft Teams Admin Centerలోకి వెళ్లండి
- https://admin.teams.microsoft.com/ లో లాగిన్ అవ్వండి.
- ఎడమవైపు Meetings సెక్షన్‌కి వెళ్లండి. ఇక్కడ మీటింగ్ సెట్టింగ్స్, ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ ఎనేబుల్ చేయవచ్చు.
Step 2: మీటింగ్ పాలసీలు కాన్ఫిగర్ చేయండి
- మెనూలో Meeting policies ఎంచుకోండి. ఇవి Teams మీటింగ్‌లలో ఫీచర్ వాడకాన్ని నియంత్రిస్తాయి.
- ఎడిట్ చేయాల్సిన పాలసీ ఎంచుకోండి లేదా కొత్తది క్రియేట్ చేయండి. సంస్థ అవసరాలకు అనుగుణంగా కస్టమైజ్ చేయవచ్చు.
- Audio & Video సెక్షన్‌లో Allow transcriptionని ఆన్ చేయండి. ఈ పాలసీకి చెందిన అన్ని మీటింగ్‌లకు ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ ఎనేబుల్ అవుతుంది.
Step 3: మార్పులు సేవ్, అప్లై చేయండి
- పాలసీలో మార్పులు సేవ్ చేయండి. అన్ని సెట్టింగ్స్ సరిగ్గా అప్లై అయ్యాయో చూసుకోండి.
- ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ అందుబాటులో ఉందని టీమ్‌కు తెలియజేయండి. చిన్న ట్రైనింగ్ సెషన్ లేదా గైడ్ పంపండి.
Microsoft Teamsలో ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ వాడటం
ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ ఎనేబుల్ అయిన తర్వాత ఇలా వాడొచ్చు:
ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ ప్రారంభించడం
- Teams మీటింగ్‌లో, More actions (మూడు డాట్స్) క్లిక్ చేయండి.
- Start transcription ఎంచుకోండి. మీటింగ్‌లో మాట్లాడిన ప్రతిదీ క్యాప్చర్ అవుతుంది.
ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ వీక్షణ, మేనేజ్ చేయడం
- లైవ్ వీయింగ్: పార్టిసిపెంట్లు రియల్‌టైమ్‌లో ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్‌ను Teamsలో కుడివైపు చూడవచ్చు.
- పాజ్/స్టాప్: More actions మెనూలో ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్‌ను ఎప్పుడైనా పాజ్, స్టాప్ చేయవచ్చు.
- డౌన్‌లోడ్: మీటింగ్ తర్వాత, మీటింగ్ డీటెయిల్స్‌లో Download transcription ఎంచుకుని ఫైల్ డౌన్‌లోడ్ చేయండి.
ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ షేరింగ్
- మీటింగ్ జరిగిన చాట్ లేదా ఛానెల్‌కి వెళ్లండి.
- ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ ఫైల్ అక్కడ ఆటోమేటిక్‌గా షేర్ అవుతుంది.
- అందరూ వీక్షించవచ్చు, డౌన్‌లోడ్ చేసుకోవచ్చు, అవసరమైనప్పుడు రిఫర్ చేసుకోవచ్చు.
ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ వాడడంలో ఉత్తమ ప్రాక్టీసెస్
క్లియర్ ఆడియో క్వాలిటీని నిర్ధారించండి
- మంచి మైక్రోఫోన్ వాడండి: క్వాలిటీ ఆడియో ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ ఖచ్చితత్వాన్ని పెంచుతుంది.
- బ్యాక్‌గ్రౌండ్ నాయిస్ తగ్గించండి: మాట్లాడని సమయంలో మ్యూట్ చేయమని సూచించండి.
ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ ఖచ్చితత్వాన్ని వెరిఫై చేయండి
AI ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ చాలా ఖచ్చితంగా ఉన్నా, ముఖ్యమైన పాయింట్లు, టెక్నికల్ టర్మ్స్, పేర్లను చెక్ చేయడం మంచిది.
ప్రైవసీ, అనుమతులను మేనేజ్ చేయండి
- ముందస్తు సమాచారం: మీటింగ్ ట్రాన్స్‌క్రిప్ట్ అవుతుందని అందరికీ చెప్పండి.
- యాక్సెస్ కంట్రోల్: అనుమతి ఉన్నవారికే ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ యాక్సెస్, డౌన్‌లోడ్ అనుమతించండి.
సాధారణ సమస్యలకు పరిష్కారాలు
ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ ప్రారంభం కావడం లేదు
- అనుమతులు చెక్ చేయండి: సరైన అనుమతులు, Teams ప్లాన్ ఉందో చూసుకోండి.
- లాంగ్వేజ్ సెట్టింగ్స్: మీటింగ్ భాష ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ సపోర్ట్ చేస్తుందో చూసుకోండి.
ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ క్వాలిటీ తక్కువగా ఉంది
- ఆడియో క్వాలిటీ మెరుగుపరచండి: మంచి మైక్, తక్కువ నాయిస్ వాడండి.
- సాఫ్ట్‌వేర్ అప్‌డేట్ చేయండి: Teamsను లేటెస్ట్ వెర్షన్‌లో ఉంచండి.
ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్‌ను మీటింగ్‌లకు మించి వాడటం
ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ కేవలం మీటింగ్ తర్వాత రివ్యూకే కాదు. వీటిని ఇలా వాడండి:
- మీటింగ్ సమరీలు: సమరీలు, Action పాయింట్లు త్వరగా తయారు చేయండి.
- ట్రైనింగ్ మెటీరియల్: కొత్త టీమ్ మెంబర్‌లకు ట్రైనింగ్ కోసం వాడండి.
- చారిత్రక నిర్ణయాల డాక్యుమెంటేషన్: నిర్ణయాలను రికార్డ్‌గా ఉంచండి.
మీ వర్క్‌ఫ్లోలో ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్‌ను కలిపితే, ప్రొడక్టివిటీ, యాక్సెసిబిలిటీ, సహకారం పెరుగుతుంది. ఈ ప్రాక్టీసెస్‌ను అనుసరించండి, మీ టీమ్ మీటింగ్ ఇన్‌సైట్స్‌ను సులభంగా డాక్యుమెంట్, డిస్ట్రిబ్యూట్ చేయగలదు.
Microsoft Teams ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ ఫీచర్ మీ మీటింగ్ నోట్స్‌ను ఆటోమేట్ చేస్తుంది—ప్రతి పదాన్ని క్యాప్చర్ చేసి, అవసరమైనప్పుడు యాక్సెస్ చేయగలుగుతారు. ఈ టెక్నాలజీని స్వీకరించండి, 2025లో మీ టీమ్ కమ్యూనికేషన్, సహకారాన్ని మార్చండి.