ఎప్పుడూ ప్లాన్ చేసిన మీటింగ్‌లకూ జీవితంలో అడ్డంకులు వస్తాయి. చివరి నిమిషం కాంట్రాడిక్షన్, ప్రాధాన్యత మార్పు—మీటింగ్‌ను రీషెడ్యూల్ చేయడం ఆధునిక వర్క్‌లో సాధారణం. ముఖ్యమైనది—ఈ మార్పును ఎలా కమ్యూనికేట్ చేస్తారు: క్లియర్‌గా, గౌరవంగా, సమర్థవంతంగా.
ఈ బ్లాగ్‌లో, ప్రొఫెషనల్ మీటింగ్ రీషెడ్యూల్ ఇమెయిల్ ఎలా రాయాలో, ఉత్తమ ప్రాక్టీసెస్, మీరు కాపీ చేసి వాడుకోదగిన టెంప్లేట్‌లు, అలాగే Votars వంటి టూల్స్ మీటింగ్ లాజిస్టిక్స్, కమ్యూనికేషన్‌ను ఎలా సులభతరం చేస్తాయో చూపిస్తాం.
రీషెడ్యూల్ ఎందుకు జరుగుతుంది—ఇది సర్వసాధారణమే
మీటింగ్‌లు తరచూ మారతాయి—ఇది మానవత్వం భాగం. కాంట్రాడిక్షన్‌లు, ఎమర్జెన్సీలు, లేదా కీలక స్టేక్‌హోల్డర్లకు మంచి టైమింగ్ రావచ్చు. ముఖ్యమైనది: పారదర్శకత.
ఇతరులకు ఎలా తెలియజేస్తారు అనేది ముఖ్యం. బాగా రాసిన రీషెడ్యూల్ ఇమెయిల్ ప్రొఫెషనలిజాన్ని చూపిస్తుంది, ఇతరుల సమయాన్ని విలువైనదిగా భావిస్తున్నారని తెలియజేస్తుంది.
మీటింగ్‌ను రీషెడ్యూల్ చేయడంలో ఉత్తమ ప్రాక్టీసెస్
సంక్షిప్తంగా, క్లియర్‌గా ఉండండి. వీలైనంత త్వరగా తెలియజేయండి, కారణాన్ని (సంక్షిప్తంగా) చెప్పండి, కొత్త టైమ్ ఆప్షన్‌లు ఇవ్వండి.
ఎప్పుడూ రివైజ్డ్ క్యాలెండర్ ఇన్వైట్ లేదా కొత్త టైమ్ సూచించడానికి లింక్ ఇవ్వండి. Votars వంటి టూల్స్ ఆటోమేటిక్‌గా అవైలబిలిటీ ఆధారంగా టైమ్‌లు సూచించగలవు.
మంచి రీషెడ్యూల్ ఇమెయిల్ స్ట్రక్చర్
బలమైన రీషెడ్యూల్ ఇమెయిల్‌లో ఇవి ఉంటాయి:
- డైరెక్ట్, గౌరవప్రదమైన సబ్జెక్ట్ లైన్
- చిన్న అపాలజీ లేదా కారణం
- కొత్త టైమ్ సూచనలు లేదా షెడ్యూలింగ్ లింక్
- కన్ఫర్మేషన్ రిక్వెస్ట్
- ఫ్లెక్సిబిలిటీకి కృతజ్ఞత
టోన్‌లో స్థిరత్వం కన్ఫ్యూజన్ నివారిస్తుంది, కమ్యూనికేషన్‌ను గౌరవంగా ఉంచుతుంది.
ఇమెయిల్ టెంప్లేట్‌లు
1. సింపుల్ రీషెడ్యూల్ (ఇంటర్నల్ టీమ్)
Subject: రేపటి సింక్ రీషెడ్యూల్ అవుతోంది
హాయ్ టీమ్,
రేపటి సింక్‌ను కాంట్రాడిక్షన్ వల్ల మార్చాలి. బదులుగా గురువారం మధ్యాహ్నం 2కి షిఫ్ట్ చేయొచ్చా? అందరికీ సరిపోతే చెప్పండి. మీ ఫ్లెక్సిబిలిటీకి థ్యాంక్స్!
2. మర్యాదపూర్వక రీషెడ్యూల్ (క్లయింట్)
Subject: మన మీటింగ్‌ను రీషెడ్యూల్ చేయాలని అభ్యర్థన
Dear [Name],
క్షమించండి, కానీ మన మీటింగ్‌ను (మూల తేదీ/సమయం) నుంచి రీషెడ్యూల్ చేయాలి. [కొత్త తేదీ/సమయం] మీకు సరిపోతుందా? వేరే టైమ్ సూచించవచ్చు—మీ అర్థన కోసం ధన్యవాదాలు.
Votarsతో రీషెడ్యూల్ ఆటోమేట్ చేయడం
Votarsతో రీషెడ్యూల్ చేయడం మాన్యువల్‌గా ఉండదు. Votars మీ క్యాలెండర్‌ను రివ్యూ చేసి, ప్రత్యామ్నాయ టైమ్ స్లాట్‌లు సూచించి, అప్‌డేటెడ్ ఇన్వైట్‌లు, రిమైండర్‌లు ఆటోమేటిక్‌గా పంపుతుంది.
మీరు గత మీటింగ్‌ల సమరీలు లేదా ప్రీ-రీడ్ డాక్యుమెంట్లు కూడా అటాచ్ చేయొచ్చు—మీటింగ్ డేట్ మారినా కంటిన్యూయిటీ ఉంటుంది.
ముగింపు
మీటింగ్‌ను రీషెడ్యూల్ చేయడం అసౌకర్యంగా ఉండాల్సిన అవసరం లేదు. సరైన టోన్, టైమింగ్, టూల్స్‌తో ఇది టీమ్ కమ్యూనికేషన్‌లో సాధారణ, గౌరవప్రదమైన భాగంగా మారుతుంది.
తర్వాత మీటింగ్‌ను మార్చాల్సి వస్తే, పై టెంప్లేట్‌లు వాడండి—మిగతా పనిని Votarsకి వదిలేయండి.