ఎప్పుడైనా, బాగా ప్లాన్ చేసిన మీటింగ్‌లకూ జీవితంలో అడ్డంకులు వస్తాయి. చివరి నిమిషంలో కన్‌ఫ్లిక్ట్ అయినా, ప్రాధాన్యతలు మారినా, మీటింగ్‌ను రీషెడ్యూల్ చేయడం ఆధునిక వర్క్‌లో సాధారణమే. ముఖ్యమైనది—మీరు ఆ మార్పును ఎలా కమ్యూనికేట్ చేస్తారు: స్పష్టంగా, గౌరవంగా, సమర్థవంతంగా.
ఈ బ్లాగ్‌లో, ప్రొఫెషనల్ మీటింగ్ రీషెడ్యూల్ ఇమెయిల్ ఎలా రాయాలో, ఉత్తమ పద్ధతులు, మీరు కాపీ చేసి ఉపయోగించదగిన నమూనా టెంప్లేట్‌లు అందిస్తాం. అదనంగా, Votars వంటి టూల్స్ మీటింగ్ లాజిస్టిక్స్, కమ్యూనికేషన్‌ను ఎలా సులభతరం చేస్తాయో చూపిస్తాం.
రీషెడ్యూల్ ఎందుకు జరుగుతుంది—ఇది సర్వసాధారణం
మీటింగ్‌లు తరచూ మారుతుంటాయి—ఇది మానవత్వంలో భాగం. కన్‌ఫ్లిక్ట్‌లు వస్తాయి, అత్యవసరాలు ఎదురవుతాయి, లేదా కీలక సభ్యులకు మరింత అనుకూలమైన సమయం దొరుకుతుంది. ముఖ్యమైనది పారదర్శకత.
మీరు ఇతరులకు ఎలా తెలియజేస్తారు అనేదే ముఖ్యం. బాగా రాసిన రీషెడ్యూల్ ఇమెయిల్ ప్రొఫెషనలిజాన్ని చూపిస్తుంది, ఇతరుల సమయాన్ని మీరు విలువైనదిగా భావిస్తున్నారని తెలియజేస్తుంది.
మీటింగ్‌ను రీషెడ్యూల్ చేయడంలో ఉత్తమ పద్ధతులు
సంక్షిప్తంగా, స్పష్టంగా ఉండండి. వీలైనంత త్వరగా తెలియజేయండి, కారణాన్ని (సంక్షిప్తంగా) వివరించండి, కొత్త సమయ ఎంపికలు ఇవ్వండి.
ఎప్పుడూ రివైజ్ చేసిన క్యాలెండర్ ఆహ్వానం లేదా కొత్త సమయం సూచించడానికి లింక్ జోడించండి. Votars వంటి టూల్స్ లభ్యత ఆధారంగా ఆటోమేటిక్‌గా సమయాలను సూచించగలవు.
మంచి రీషెడ్యూల్ ఇమెయిల్ నిర్మాణం
బలమైన రీషెడ్యూల్ ఇమెయిల్‌లో ఉండాల్సినవి:
- నేరుగా, గౌరవంగా ఉండే సబ్జెక్ట్ లైన్
- చిన్న క్షమాపణ లేదా కారణం
- కొత్త సమయ సూచనలు లేదా షెడ్యూలింగ్ లింక్
- నిర్ధారణ అభ్యర్థన
- సౌకర్యానికి కృతజ్ఞత
టోన్‌లో స్థిరత్వం గందరగోళాన్ని నివారిస్తుంది, కమ్యూనికేషన్‌ను గౌరవంగా ఉంచుతుంది.
నమూనా ఇమెయిల్ టెంప్లేట్‌లు
1. సింపుల్ రీషెడ్యూల్ (ఇంటర్నల్ టీమ్)
Subject: రేపటి సింక్‌ను రీషెడ్యూల్ చేస్తున్నాను
హాయ్ టీమ్,
రేపటి సింక్‌ను కన్‌ఫ్లిక్ట్ వల్ల మార్చాల్సి వచ్చింది. గురువారం మధ్యాహ్నం 2కి మార్చొచ్చా? అందరికీ సౌకర్యంగా ఉంటే చెప్పండి. మీ సహకారానికి ధన్యవాదాలు!
2. మర్యాదపూర్వక రీషెడ్యూల్ (క్లయింట్)
Subject: మన మీటింగ్‌ను రీషెడ్యూల్ చేయాలని అభ్యర్థన
ప్రియమైన [పేరు],
క్షమించండి, మన మీటింగ్‌ను [తేదీ/సమయం]కి ప్లాన్ చేశాం, కానీ రీషెడ్యూల్ చేయాల్సి వచ్చింది. [కొత్త తేదీ/సమయం] మీకు సౌకర్యంగా ఉంటే చెప్పండి. లేదా మీరు సూచించే సమయం కూడా బాగుంటుంది—మీ అర్థవంతమైన స్పందనకు ధన్యవాదాలు.
Votarsతో రీషెడ్యూల్ ఆటోమేషన్
Votarsతో, రీషెడ్యూల్ చేయడం మాన్యువల్‌గా ఉండదు. Votars మీ క్యాలెండర్‌ను రివ్యూ చేసి, ప్రత్యామ్నాయ సమయాలను సూచిస్తుంది, ఆటోమేటిక్‌గా అప్‌డేటెడ్ ఆహ్వానాలు, రిమైండర్‌లను పంపుతుంది.
మీరు గత మీటింగ్‌ల సమ్మరీలు లేదా ప్రీ-రీడ్ డాక్యుమెంట్లను కూడా జోడించవచ్చు, తద్వారా మీటింగ్ తేదీ మారినా కంటిన్యూయిటీ ఉంటుంది.
ముగింపు
మీటింగ్‌ను రీషెడ్యూల్ చేయడం అసౌకర్యంగా అనిపించాల్సిన అవసరం లేదు. సరైన టోన్, సమయం, టూల్స్‌తో ఇది టీమ్ కమ్యూనికేషన్‌లో సాధారణ, గౌరవప్రదమైన భాగంగా మారుతుంది.
తర్వాత మీటింగ్‌ను మార్చాల్సి వస్తే, పై టెంప్లేట్‌లను ఉపయోగించండి—మిగతా పనిని Votarsకి వదిలేయండి.