2025년 Microsoft Teams에서 회의 전사를 활성화하는 최신 가이드에 오신 것을 환영합니다. 업무 협업 방식이 진화함에 따라, 커뮤니케이션과 생산성을 높이는 도구도 함께 발전하고 있습니다. Microsoft Teams의 회의 전사 기능은 노트 필기를 자동화하여, 회의에서 놓치는 부분 없이 모든 내용을 기록할 수 있게 해줍니다. 오늘날과 같이 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 이러한 기능은 효율성과 정확성을 유지하는 데 필수적입니다.
이 가이드에서는 Microsoft Teams에서 회의 전사를 설정하고 사용하는 방법, 그 이점, 그리고 이 강력한 도구를 최대한 활용하는 방법을 단계별로 안내합니다. 팀 리더든, 팀원이든, 이 가이드를 통해 일상 업무에서 회의 전사를 효과적으로 활용할 수 있는 지식을 얻을 수 있습니다.
Microsoft Teams의 회의 전사 기능은 AI 기술을 활용해 음성을 텍스트로 변환합니다. 이 기능은 팀의 운영과 커뮤니케이션 방식을 혁신할 수 있는 여러 가지 이점을 제공합니다:
- 자동 노트 필기: 회의 중에 메모하느라 바쁠 필요가 없습니다. 전사 도구가 모든 대화를 기록해주므로, 논의에 집중할 수 있습니다. 이는 모두가 적극적으로 참여할 수 있게 하고, 중요한 결정이나 논점을 놓칠 위험을 줄여줍니다. 자동 전사 덕분에 언제든 회의 내용을 복습하고 검토할 수 있습니다.
- 접근성과 포용성: 전사본은 청각 장애가 있는 팀원도 회의에 쉽게 참여할 수 있게 해줍니다. 또한, 비원어민 팀원도 대화를 더 명확하게 이해할 수 있어, 포용적인 환경을 조성합니다. 이러한 포용성은 다양한 관점의 교류를 촉진하고, 모두가 같은 정보를 공유함으로써 협업을 강화합니다.
- 협업 향상: 전사본을 팀과 공유해 모두가 논의 내용을 명확히 이해할 수 있습니다. 서면 기록이 있으면, 팀원들이 이전 대화를 참고해 오해를 줄이고 책임감을 높일 수 있습니다. 이는 더 긴밀한 팀워크와 더 나은 프로젝트 결과로 이어집니다.
- 검색 가능한 기록: 과거 회의에서 중요한 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다. 이는 대규모 조직에서 회의 내용을 자주 참고하거나 재검토해야 할 때 특히 유용합니다. 전사본 내에서 특정 용어나 주제를 검색할 수 있어 시간 절약과 생산성 향상에 도움이 됩니다.
Microsoft Teams에서 회의 전사 설정하기
사전 준비 사항
전사를 활성화하기 전에 다음을 확인하세요:
- Microsoft Teams 라이선스: Teams가 포함된 적절한 Microsoft 365 구독이 필요합니다. 조직이 전사 기능을 포함한 모든 Teams 기능을 사용할 수 있도록 올바른 라이선스 계약이 체결되어 있는지 확인하세요.
- 관리자 권한: 일부 설정은 관리자 권한이 필요할 수 있습니다. IT 부서나 시스템 관리자와 협력해 전사 기능 활성화에 필요한 모든 권한이 부여되어 있는지 확인하세요.
- 지원 언어: 회의 언어가 Microsoft의 전사 서비스에서 지원되는지 확인하세요. Microsoft의 지원 언어 목록을 정기적으로 확인해, 더 많은 글로벌 사용자를 위한 서비스 확장 여부를 체크하세요.
전사 기능 활성화하기
Microsoft Teams 회의에서 전사 기능을 활성화하려면 다음 단계를 따르세요:
1단계: Microsoft Teams 관리자 센터 접속
- https://admin.teams.microsoft.com/ 에 로그인합니다.
- 왼쪽 사이드바에서 ‘회의’ 섹션으로 이동합니다. 이곳에서 조직의 회의 설정을 관리하고, 전사 서비스 활성화 등 다양한 기능을 설정할 수 있습니다.
2단계: 회의 정책 설정
- 메뉴에서 '회의 정책’을 선택합니다. 회의 정책은 Teams 회의에서 다양한 기능의 사용 방식을 결정합니다.
- 수정할 정책을 선택하거나 새 정책을 만듭니다. 조직의 필요에 따라 맞춤 정책을 설정할 수 있습니다.
- ‘오디오 및 비디오’ 섹션에서 ‘전사 허용’ 설정을 켭니다. 이로써 해당 정책이 적용된 모든 회의에서 전사 기능이 활성화됩니다.
3단계: 변경 사항 저장 및 적용
- 회의 정책 변경 사항을 저장합니다. 모든 설정이 올바르게 적용되어 회의 중 문제가 발생하지 않도록 주의하세요.
- 팀원들에게 전사 기능이 활성화되었음을 안내하세요. 가이드 배포나 간단한 교육 세션을 통해 새로운 기능을 익힐 수 있도록 지원하는 것도 좋습니다.
Microsoft Teams에서 회의 전사 사용하기
전사 기능이 활성화되면, 회의 중 다음과 같이 사용할 수 있습니다:
전사 시작하기
- Teams 회의 중, ‘더 많은 작업’ 버튼(점 3개)을 클릭합니다. 이 메뉴에서 추가 기능과 설정에 접근할 수 있습니다.
- 드롭다운 메뉴에서 '전사 시작’을 선택합니다. 전사가 시작되면 회의에서 말하는 모든 내용이 기록됩니다. 이 과정은 회의 흐름을 방해하지 않고 자연스럽게 진행됩니다.
전사 실시간 보기 및 관리
- 실시간 보기: 참가자는 Teams 인터페이스 오른쪽에서 전사 내용을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 이를 통해 대화가 정확히 기록되고 있는지 확인할 수 있습니다.
- 일시정지/중지: 동일한 ‘더 많은 작업’ 메뉴에서 전사를 언제든 일시정지하거나 중지할 수 있습니다. 비공개 대화 등 상황에 따라 유연하게 전사 과정을 관리할 수 있습니다.
- 전사본 다운로드: 회의 종료 후, 회의 세부 정보에서 '전사 다운로드’를 선택해 파일을 받을 수 있습니다. 다운로드한 전사본은 보관이나 배포에 활용할 수 있습니다.
전사본 공유하기
- 회의가 진행된 채팅 또는 채널로 이동합니다. 이곳에 회의 관련 자료와 논의가 모두 모입니다.
- 전사 파일이 자동으로 공유되어 있습니다. 별도의 조치 없이 모든 참가자가 즉시 접근할 수 있습니다.
- 모든 참가자는 필요에 따라 전사본을 확인, 다운로드, 참고할 수 있습니다. 이는 투명성을 높이고, 후속 조치에 동일한 자료를 활용할 수 있게 합니다.
회의 전사 활용을 위한 베스트 프랙티스
명확한 오디오 품질 유지
- 고품질 마이크 사용: 좋은 오디오 품질은 전사 정확도를 높입니다. 고급 오디오 장비에 투자하면 전사본의 명확성이 크게 향상됩니다.
- 배경 소음 최소화: 발언하지 않을 때는 음소거를 권장해 잡음을 줄이세요. 회의 오디오 관리 가이드라인을 마련하면 더욱 전문적이고 명확한 커뮤니케이션 환경을 유지할 수 있습니다.
전사 정확도 검증
AI 기반 전사 기능은 매우 정확하지만, 기술 용어나 이름 등은 반드시 확인하는 것이 좋습니다. 정기적으로 전사본을 검토·수정해 모든 핵심 정보가 올바르게 기록되었는지 확인하세요.
개인정보 및 권한 관리
- 사전 고지: 회의가 전사될 예정임을 모든 참가자에게 알리세요. 전사 사용에 대한 투명성은 신뢰를 높이고, 개인정보 보호 규정 준수에도 도움이 됩니다.
- 접근 권한 관리: 전사본 접근 및 다운로드 권한을 제한해 민감한 정보 보호와 기밀성을 유지하세요.
자주 발생하는 문제 해결
전사가 시작되지 않을 때
- 권한 확인: 올바른 권한과 Teams 요금제를 사용 중인지 확인하세요. IT 부서와 협력해 권한 문제를 신속히 해결할 수 있습니다.
- 언어 설정: 회의 언어가 전사 서비스에서 지원되는지 확인하세요. 필요하다면 언어 설정을 조정하세요.
전사 품질이 좋지 않을 때
- 오디오 품질 개선: 고품질 마이크 사용과 배경 소음 최소화에 신경 쓰세요. 정기적인 장비 점검도 도움이 됩니다.
- 소프트웨어 업데이트: Microsoft Teams를 최신 버전으로 유지해 최적의 성능을 확보하세요. 최신 기능과 개선 사항을 활용할 수 있습니다.
회의 이후 전사본의 다양한 활용
회의 전사본은 단순한 회의 기록 그 이상입니다. 다음과 같이 활용해보세요:
- 회의 요약 생성: 전사본을 활용해 빠르게 요약과 액션 아이템을 도출하세요. 후속 업무를 간소화하고, 모두가 다음 단계를 명확히 이해할 수 있습니다.
- 교육 자료 활용: 전사본을 신입 팀원 교육 자료로 활용하세요. 실제 논의와 의사결정 과정을 보여주는 좋은 예시가 됩니다.
- 의사결정 기록 보관: 향후 참고를 위해 주요 결정 사항을 기록하세요. 프로젝트 진행 상황 추적과 책임 소재 명확화에 유용합니다.
회의 전사 기능을 업무 흐름에 도입하면 팀의 생산성, 접근성, 협업이 크게 향상됩니다. 이러한 실천을 통해 회의 인사이트의 문서화와 배포가 원활해지고, 회의 내용을 쉽게 접근·복습할 수 있어 의사결정과 전략 수립에 도움이 됩니다.
Microsoft Teams의 전사 기능은 회의 노트를 자동화해, 모든 발언을 기록·보관·필요할 때 쉽게 접근할 수 있게 해주는 강력한 도구입니다. 이 기술을 적극 활용해 2025년 이후에도 팀의 협업과 커뮤니케이션 방식을 혁신하세요. 전사 서비스를 통해 조직이 변화하는 비즈니스 환경에서도 민첩하고 유연하게 대응할 수 있습니다.